iv. Para clientes y proveedores, se actualizará anualmente la información, en el caso de empleados se realizará la validación de seguridad y la debida diligencia de acuerdo con lo estipulado en el procedimiento de vinculación de DSV. v. El almacenamiento de la información podrá hacerse digital y/o física en medios o ambientes que cuentan con controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros. vi. El oficial de cumplimiento será el responsable de realizar el tratamiento al interior de DSV así como de velar el cumplimiento de esta Política. 3.1. Tratamiento de datos sensibles Los Titulares de Datos Sensibles no están obligados a otorgar la autorización para su tratamiento. DSV prohíbe el Tratamiento de datos sensibles salvo que: i. El titular haya dado su expresa autorización, o esta no sea requerida en virtud de la legislación aplicable; ii. El tratamiento sea necesario para salvaguardar intereses vitales del titular; iii. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento en un proceso judicial y/o administrativo; iv. El Tratamiento se refiera a datos que el Titular hubiera hecho públicos. v. El Tratamiento sea exigido por la ley aplicable. En este evento se adoptarán las medidas de supresión de identidad de los individuos. Por la naturaleza de dichos Datos Sensibles, DSV hará el Tratamiento con los más altos estándares de seguridad. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud se implementarán las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los Datos Sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos o servicios de DSV. 3.2. Tratamiento de Datos Personales por parte de los empleados de DSV i. Todos los empleados de DSV deben ser capacitados de manera periódica en relación con esta Política y todos los procedimientos y exigencias derivadas de esta. ii. Los empleados de DSV que tengan acceso a Datos Personales tratados por la compañía, deberán cumplir con los parámetros de esta Política, manteniendo la privacidad de estos y usarlos sólo para los fines aquí contenidos y autorizados por el Titular. En caso de tener alguna consulta al respecto, deberán elevarla al Oficial de Cumplimiento como responsable de la Política. 3.3. Tratamiento de Datos Personales por parte de terceros i. DSV podrá subcontratar a terceros para el Tratamiento y/o procesamiento los Datos personales (Encargado del Tratamiento), siempre informando y solicitando a estos sobre TITULO PRINCIPAL: Política de Tratamiento y Manejo de Datos Personales CODIGO X-DC-010-06 ELABORÓ Juan Camilo Bernate Director Legal REVISÓ Carlos Berdugo Senior Manager Security APROBÓ Angelo Dotto Director DSV Air & Sea Antonio Mock Director DSV Solutions Julio Acosta Director Agencia de Aduanas DSV FECHA DE APROBACION 18/08/2023 FECHA EFECTIVA PAGINA 01/09/2023 2/9
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